POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DIGITAL FORENSICS S.A.S.

Versión: 1.0
Fecha de actualización: Julio de 2026

1. OBJETO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales tratados por DIGITAL FORENSICS S.A.S., garantizando el derecho constitucional al Habeas Data y dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: DIGITAL FORENSICS S.A.S.

NIT: 901863344

Dirección: Calle 74 #15-80 Torre 2 Oficinas 403 y 501, Bogotá D.C., Colombia.

Teléfono: +57 324 109 5065

Correo electrónico: info@digitalforensics.com.co

Correo para asuntos de Habeas Data: info@digitalforensics.com.co

Sitio web: https://digitalforensics.com.co

3. ALCANCE

Esta política aplica para todos los datos personales tratados por DIGITAL FORENSICS S.A.S., obtenidos a través de:

• Sitio web.
• Formularios físicos o digitales.
• Correo electrónico.
• Llamadas telefónicas.
• WhatsApp.
• Redes sociales.
• Contratos comerciales.
• Prestación de servicios.
• Procesos de selección.
• Relaciones laborales.
• Proveedores y aliados comerciales.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, entre ellas:

• Dato personal.
• Dato sensible.
• Titular.
• Responsable del tratamiento.
• Encargado del tratamiento.
• Autorización.
• Base de datos.
• Tratamiento.

5. PRINCIPIOS

DIGITAL FORENSICS S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales bajo los principios de:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.

6. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

Dependiendo de la naturaleza del servicio solicitado, podrán recolectarse:

Datos de identificación

• Nombre completo
• Documento de identidad
• Empresa
• Cargo

Datos de contacto

• Dirección
• Ciudad
• Teléfono
• Celular
• Correo electrónico

Datos comerciales

• Información de facturación
• Información contractual
• Historial de servicios

Información técnica

• Dirección IP
• Tipo de navegador
• Cookies
• Sistema operativo
• Información de navegación

Información suministrada para la prestación de servicios forenses

Debido a la naturaleza de los servicios de peritajes e investigaciones forenses, el titular podrá suministrar documentación técnica, archivos digitales, documentos, evidencias o información relacionada con procesos judiciales o extrajudiciales.

Esta información será tratada exclusivamente para la finalidad autorizada y bajo estrictas medidas de confidencialidad.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán utilizarse para:

• Atender solicitudes de información.
• Elaborar cotizaciones.
• Contactar clientes potenciales.
• Ejecutar contratos.
• Prestar servicios profesionales.
• Desarrollar peritajes e investigaciones forenses.
• Emitir informes técnicos.
• Gestionar procesos administrativos.
• Facturación y cartera.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Atención al cliente.
• Envío de información relacionada con los servicios.
• Mejoramiento continuo.
• Seguridad informática.
• Prevención del fraude.
• Estadísticas internas.
• Gestión de proveedores.
• Selección y contratación de personal.
• Cumplimiento de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

En ningún caso los datos personales serán comercializados.

8. DATOS SENSIBLES

Cuando por la naturaleza del servicio sea indispensable tratar datos sensibles o información relacionada con procesos judiciales, evidencia digital o documentación confidencial, DIGITAL FORENSICS S.A.S. solicitará la autorización correspondiente, salvo las excepciones previstas por la ley.

El titular no está obligado a suministrar datos sensibles.

9. DATOS DE MENORES DE EDAD

La empresa únicamente tratará datos personales de menores cuando exista autorización expresa de sus representantes legales o cuando la ley lo permita.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios web.
• Formularios físicos.
• Correo electrónico.
• Firma de contratos.
• WhatsApp.
• Medios electrónicos.
• Grabaciones telefónicas.
• Cualquier otro mecanismo permitido por la ley.

La autorización será previa, expresa e informada.

11. DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá:

• Conocer los datos personales que reposan en las bases de datos.
• Actualizar la información.
• Rectificar datos incorrectos.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Solicitar la eliminación de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización.
• Presentar consultas.
• Presentar reclamos.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.

12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes podrán enviarse al correo destinado para Habeas Data.

La solicitud deberá contener:

• Nombre completo.
• Documento de identidad.
• Datos de contacto.
• Descripción de la solicitud.
• Documentos que soporten la petición (cuando aplique).

Los términos de respuesta serán los establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

DIGITAL FORENSICS S.A.S. implementa medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a proteger la información contra:

• Acceso no autorizado.
• Alteración.
• Pérdida.
• Uso indebido.
• Divulgación no autorizada.
• Destrucción accidental.

Especialmente tratándose de información relacionada con investigaciones y peritajes, la empresa adopta controles de confidencialidad acordes con la naturaleza de los servicios prestados.

14. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros únicamente cuando:

• Sea necesario para la prestación del servicio.
• Exista autorización del titular.
• Lo exija una autoridad competente.
• Lo permita la legislación colombiana.

Cuando corresponda, DIGITAL FORENSICS S.A.S. exigirá a los terceros el cumplimiento de estándares adecuados de protección de datos personales.

15. USO DE COOKIES

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:

• Recordar preferencias del usuario.
• Analizar estadísticas de navegación.
• Mejorar la experiencia del usuario.
• Optimizar el funcionamiento del sitio.

El usuario podrá configurar su navegador para aceptar o rechazar cookies.

16. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales permanecerán almacenados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, las obligaciones legales, contractuales y contables o hasta cuando el titular solicite su supresión, siempre que ello sea legalmente procedente.

17. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

DIGITAL FORENSICS S.A.S. podrá actualizar esta política cuando sea necesario por cambios normativos, tecnológicos o internos.

Las modificaciones serán publicadas en el sitio web:

https://digitalforensics.com.co

18. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras DIGITAL FORENSICS S.A.S. realice tratamiento de datos personales.